Ülkemizde ve diğer ülkelerde çeşitli organizasyonların çoğu hala belgeleri basmak, göndermek ve dosyalamak gibi idari işler için kağıt kullanıyor. Kesin olarak, her yıl Birleşik Krallık  32 milyon £ değerinde 11.2 milyar kağıt makbuz harcıyor. Ancak kağıt tabanlı bilgilerin depolanması pahalı, verimsiz ve de zaman alıcı. Dijital sistemlere rağbetin artmasıyla birlikte yakın gelecekte özel kamu ve kuruluşlarda, okullarda, iş yerlerinde ve aklınıza gelen her sektörde geleneksel makbuzlar, dosyalar, raporlar, imzalar ve daha nicesi dijital ortamda muhafaza edilecek.

Organizasyonların kağıt makbuzları işleme gibi idari yüklerden kurtulması, sayısallaştırma süreçleri yeni teknolojilerin getirilmesiyle paralel gidiyor. Örneğin, Yapay Zeka (AI) tabanlı teknolojiler, belgelerde yer alan fatura numaralarını, toplam fatura maliyetini, alacaklıyı, tarihi ve faturanın zamanında veya gecikmiş olması gibi önemli bilgileri ayırt edebiliyor. AI’nın kullanımını finanse edilen ekipler, tekrarlayan faaliyetlere harcanan zamanı nasıl alt edebileceklerini de araştırıyor.

Geçen ay yapılan bir YouGov anketinden elde edilen sonuçların ışığında, geçmişte finans ve muhasebede tutulan makbuzların %65’inin kaybedildiği ortaya çıktı. Dijitalleşme sürecinin sayısallaştırılması, makbuz kaybının önlenmesine ve bu verinin gelecekteki erişim için otomatik olarak çevrimiçi yedeklenmesi ile verimliliğin artırılmasına yardımcı olacağı aşikar. Bu, kâğıdı dijital forma çevirme konusunda gördüğümüz tek dijitalleştirme türü değil. AI tabanlı teknolojinin kullanımı, verilerin toplanma ve analiz edilme biçimini de değiştiriyor. Örneğin, Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi, taranmış bir belgeden veya fotoğraftan yazılan veya el ile yazılmış metni dönüştürebiliyor ve aynı zamanda AI’nin depolama becerilerini de kullanabiliyor.

Sıkıcı ve insan çabası gerektiren evrak işlerini otomatikleştirmek, sadece zaman kaybını engellemekle kalmaz, aynı zamanda bu işleri yapanların verimliliği de arttırır. Bu, küçük işletmelerde çalışan insanların %25’inin bölüm içindeki idari işler için haftada 10 saatten fazla zaman harcadığını ortaya çıkaran YouGov anketiyle daha da dikkate alınması gereken bir konu. Bu gelişme verimliliği, kaliteyi arttırmak ve maliyetleri düşürmek için yeni yollar belirlemek amacıyla makine öğrenim yeteneklerinden yararlanırken zaman kayıplarının daha iyi görülmesini ve kontrol edilmesini sağlayacaktır.

Kaynak: Open Access Government

Share:

administrator

96'da İstanbul'da doğdu, Marmara Üniversitesi Basım Teknolojileri bölümünde yüksek lisanına devam ederken İş Geliştirme alanında çalışıyor. Sonunda soru işareti olan her şeye ilgi duyarken geleceğin nerede olduğunu araştırıyor.

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir